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I sistemi informativi aziendali sono strumenti per il trattamento delle informazioni necessarie per il funzionamento dell'impresa. In altri termini: sistema informativo uguale sistema che informa, che fornisce informazioni per decidere.

Tutta l'attivita' aziendale è attraversata da una rete di processi decisionali ed il Management Information System (MIS) rappresenta il sistema informativo che fornisce le informazioni per decidere e per controllare gli effetti delle decisioni.

Concezione manageriale
La correlazione tra informazione e decisione e tra informazione e controllo ci spiega come il MIS si basa su un insieme di teorie e modelli che si richiamano a concezioni cibernetico-manageriali dell'impresa, in questo senso Bracchi - Motta (in Sistemi informativi e imprese) parlano di "concezione manageriale" dei sistemi informativi: MIS "un sistema per dirigere".

E' utile richiamare una nozione generale di sistema che puo' essere quella di un'unita' formata da piu' parti coordinate in modo da formare un tutto organizzato.

Alcune proprieta' caratterizzano un sistema:
1) l'essere in relazione con un ambiente esterno (l'azienda e' un sistema aperto);
2) l'essere scomponibile in sottosistemi;
3) la possibilita' di distinguere variabili di input, processi di trasformazione e variabili di output;
4) l'esistenza di relazioni tra le variabili del sistema;
5) il dinamismo del sistema.

Seguendo la prospettiva manageriale dei sistemi informativi aziendali Laudon (Laudon, 2007, pag. 14) da' la seguente definizione di MIS: "an information system has been defined as a set of interrelated component that collect (or retrieve), process, store and distribute information to support decision making and control in an organization".

Teoria dei sistemi
L'apporto piu' significativo dell'applicazione all'impresa della teoria dei sistemi (la"teoria generale dei sistemi" nasce intorno agli anni '40 dalla ricerca di un biologo americano di origine tedesca Von Bertalanffy) e' quello di considerare l'obiettivo principale di ogni organizzazione la sopravvivenza e non la massimizzazione del profitto come per gli economisti classici.

La sopravvivenza e' resa possibile dal meccanismo di retroazione (feedback) che reimmette nel sistema le informazioni riguardanti l'efficienza del sistema stesso.

In altri termini, se l'impresa ritiene necessario compiere un'azione (per esempio effettuare un investimento, lanciare un nuovo prodotto) ma incontra un ostacolo, l'informazione relativa alla presenza dell'ostacolo trasformera' l'azione nel corso del suo svolgimento, annullando la pertubazione e mantenendo un rapporto costante con l'obiettivo.

Azienda sistema dinamico
Gia' nel 1957 Zappa aveva definito l'azienda come "sistema dinamico".
Si deve tuttavia al Forrester (system dynamics) l'aver inserito il concetto di feedback nel sistema azienda.

L'azienda viene quindi vista come un sistema cibernetico, cioe' un sistema in cui esistono meccanismi autoregolati attraverso processi di informazione, comunicazione, controllo e decisione.

La concezione del MIS è stata tuttavia ampiamente influenzata dalle teorie di Anthony che hanno come obiettivo la definizione di un modello per il controllo di gestione.
E' di Anthony la individuazione delle funzioni all'interno delle organizzazioni su tre livelli (o fasce di attivita'): operativo (operations control), di controllo gestionale (management control) e strategico (strategic planning).

Brevemente si puo' dire che la pianificazione strategica comprende la scelta degli obiettivi aziendali e la scelta delle politiche nell'uso delle risorse disponibili per raggiungere gli obiettivi stessi, il controllo di gestione o controllo direzionale corrisponde al processo di formulazione dei budegts e dei piani operativi e la verifica dei risultati raggiunti, il controllo operativo consiste nella conduzione "a regime" delle attivita' aziendali.

Nella teoria di Antony, la elaborazione elettronica ha il compito di fornire le informazioni necessarie ai processi di controllo operativo e direzionale.

Una ulteriore elaborazione del pensiero di Anthony si e' avuta grazie a H. Simon e a Scott-Morton i quali hanno aggiunto una nuova dimensione allo schema di Anthony.

Simon distingue fra decisioni programmate (o strutturate) e non programmate ( o non strutturate). Per questo Autore solo le decisoni operative possono essere programmate e quindi automatizzate riproducendole su elaboratore.

Processi decisionali: strutturati, semistrutturati e non strutturati
Scott e Morton hanno suddiviso, invece, i processi decisonali in tre tipi:

1) strutturati;
2) semistrutturati;
3) non strutturati.

Una decisione e' strutturata quando le sue regole sono note e quindi puo' essere programmata in un elaboratore.
Una decisione e' semistrutturata quando solo alcune regole sono note, per la parte restante occorre una interpretazione di tipo creativo.

Le differenze che esistono nei tre tipi di attivita' (decisioni) hanno una immediata ripercussione sui supporti informativi che essi richiedono.

Il sistema informativo presenta caratteristiche diverse in funzione del livello di attivita' da supportare.
Il supporto per le attivita' strutturate (attivita' operative) e' chiamato EDP (Electronic data Processing), il supporto per le attivita' semistrutturate - attivita' manageriali di routines) e' chiamato MIS ed infine il supporto per le attivita' decisionali non strutturate e' chiamato DSS (Decision Suppor System).

Inizialmente i sistemi informativi hanno coperto l'area dell'EDP. In un secondo tempo si e' cercato di supportare l'attivita' di controllo gestionale costruendo adeguati sistemi informattivi atti allo scopo.

Oggi, il MIS costituisce il supporto informativo per le attivita' manageriali di routine, cioe' quel tipo di supporto che facilita l'attivita' di programmazione e di controllo direzionale.

Assolvono questa funzione, ad esempio, le applicazioni di controllo e di reporting statistico sulle piu' significative attivita' aziendali.

Nell'articolazione del sistema informativo aziendale, la parte di controllo, che a noi interessa, deve per definizione stabilire dei collegamenti tra procedure appartenenti a settori operativi diversi.

Questo collegamento e' costituito dalla base dei dati aziendali che deve contenere tutti gli elementi di dettaglio relativi alle singole transazioni che l'azienda effettua. Un simile complesso di dati deve essere concepito in modo da permettere l'integrazione per poterne consentire l'uso sia intersettorialmente che a diversi livelli di responsabilita'.

Condizioni di efficacia dei MIS
L'efficacia dei MIS, secondo Ackoff, e' condizionata dalla sovrabbondanza di informazioni irrilevanti. Quindi un sistema MIS, oltre che fornire informazioni rilevanti, dovrebbe eliminare quelle irrilevanti.

Un'altra analisi dei fallimenti dei MIS (Lucas) riguarda la mancata attenzione agli aspetti comportamentali di una organizzazione e la troppa attenzione agli aspetti tecnologici del sistema.
Ora, poiche' l'informazione esiste in quanto sia usata, un sistema che produca informazioni inutilizzate e' fallito, comunque funzioni tecnicamente. Sempre secondo Lucas molte applicazioni informatiche etichettate come MIS, lo sono assai poco.

Verso un superamento dei MIS
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Bibliografia
- Giampio Bracchi, Gianmario Motta, Sistemi informativi e imprese, Franco Angeli, 5^ ed. 1992;
- Gino Zappa, Le produzioni nell'economia dell'impresa, Tomo I-II-II , Giuffrè, Milano 1956/57;
- a cura di P. Camussone, Il check-up dei sistemi informativi, Etas Libri, 1991
- Forrester, Jay W. (1961). Industrial Dynamics. Pegasus Communications;
- Anthony R. A., Sistemi di pianificazione e controllo. Schema di analisi, Etas Libri, 1997;
- a cura di F. E. Emery, La teoria dei sistemi, Franco Angeli, 5^ ed. 1994.
- Ken P. G. W. e Scott-Morton M. S., Decision Support System: An Organisational Perspective, Addison-Wesley, 1978
- Laudon, K.C., Laudon, J.P.: Management Information Systems: Managing the Digital Firm, Tenth Edition; Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ 2007

Catania, 27.1.10 - Francisco Crisci