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Sommario:
Che cos'è un processo aziendale - L'azienda process oriented - L'innovazione nella gestione

Per quasi due secoli le imprese sono state gestite sulla base delle teorie di Adam Smith sviluppate successivamente da Taylor e da Ford.

Tali idee, come è noto, postulavano la divisione del lavoro. Il lavoro era suddiviso in compiti semplici ed elementari da affidare ai lavoratori.

E' noto come i paradigmi organizzativi nati dall'insegnamento di Taylor e di Weber si basino sulla ricerca della specializzazione per favorire le economie di scala e di apprendimento.

L'elemento fondamentale nelle odierne istanze di cambiamento manageriale sta nella rinnovata attenzione ai processi.

Vi sono delle forze evolutive alla base dell'orientamento ai processi. Vi sono da un lato le evoluzioni della tecnologia che conducono alla evoluzione dei processi di generazione del valore. Dall'altro le evoluzioni delle condizioni di scambio con l'ambiente.

E' ormai chiaramente acquisito il concetto che il miglioramento delle performance aziendali non può prescindere dal miglioramento dei processi che si sviluppano all'interno delle aziende.

Che cos'è un processo aziendale

Un «processo» è un insieme di attività strutturate e misurate, progettato per produrre uno specifico output per un mercato o un cliente particolare, partendo da fattori necessari allo scopo specifico (indicati con il termine input del processo).

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• I processi sono insieme di attivita' che collegano risorse a relazioni;
• I processi sono un luogo di combinazione di professionalita' differenti;
• I processi sono finalizzati alla creazione di un "output" rilevante.

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Le due componenti fondamentali di un processo sono:

- l'attività da esso sviluppata;

- l'organizzazione, ossia l'insieme delle risorse ad esso dedicate.

Il processo è quindi definito anche come un elemento organizzativo attivato verso uno scopo definito.

Ne deriva che il processo deve essere organizzativamente definibile, deve avere cioè dei confini precisi e deve avere un responsabile (process owner).

Lo scopo del processo è la generazione di un output, definito come ciò che serve al cliente ed il valore per il cliente è l'unico parametro di valutazione dell’output.

Il responsabile del processo, dopo aver preso conoscenza del valore atteso dei clienti degli output, deve quindi verificare la capacità intrinseca degli input e del processo di generare gli output attesi.

Gli input rappresentano tutto ciò che proviene da altri processi (interni o esterni all'azienda) e che un processo utilizza, come «materia prima» per generare l'output. Per i fornitori di input vale quanto detto per l'output.

Dopo aver brevemente detto degli elementi del processo, analizziamo le componenti significative del processo che sono: le persone, i mezzi, le norme e le procedure, l'organizzazione ed il sistema di controllo.

Le persone sono una componente essenziale.

La formazione ed il sistema premiante dovrebbero essere particolarmente curati dall’azienda per indirizzare gli obiettivi personali verso la logica della qualità dei processi.

Tra i mezzi, assumono un’importanza sempre più rilevante i supporti informatici. Le norme e le procedure, ossia le documentazioni descrittive dei processi, sono un elemento altrettanto importante ed essenziale.

L'organizzazione e nell'ambito di essa la comunicazione è una componente che cresce sempre più di importanza con il crescere della complessità dei processi.

Il sistema di controllo della qualità dei processi ha lo scopo di controllare la variabilità di questi.

Il controllo del processo e non l'organizzazione dei compiti è l'obiettivo di riferimento delle nuove organizzazioni.

L'obiettivo del controllo sui processi aziendali è quello di mantenere sempre allineata la sequenza strategia - processi - assetto aziendale, l'obiettivo, quindi non può essere quello del mero risparmio dei costi aziendali.

Posto che la strategia aziendale si evolve rapidamente è necessario che i processi la seguano continuamente.

Al fine di impostare una architettura dei processi di business è utile percorrere le seguenti fasi:

1) Definizione di una strategia aziendale e traduzione nella cosiddetta value proposition;

2) Identificazione dei fattori critici di successo ;

3) Identificazione dei macro-processi aziendali;

4) Crezione della matrice Processi/Obiettivi strategici;

5) Definizione degli scopi dei singoli processi aziendali.

L’azienda «process oriented»

La visione dell'azienda come rete complessa di processi è coerente con la visione sistemica dell’azienda.

Tale visione sistemica porta a vedere l’azienda come un sistema caratterizzato dal fatto di essere:
- Aperto, cioè in continuo interscambio con l'ambiente;
- Dinamico, cioè capace di mantenere posizioni di equilibrio;
- Sinergico, cioè tale che l'insieme assume un valore maggiore della somma delle parti.

L'innovazione nella gestione

Volendo riepilogare quanto sopra detto e nell'intento di fornire un riferimento per concretamente apportare delle innovazioni nella gestione e nel controllo dei processi si può suggerire di operare in relazione ai seguenti obiettivi:

Stringere un legame più forte con il cliente finale non solo per identificare i bisogni ma anche per rilevare eventuali modifiche o innovazioni dei prodotti;

Considerare nel processo solamente le attività che forniscono valore reale nei confronti dei bisogni del cliente precedentemente identificati;

Organizzare una mappa aziendale dei principali flussi di processo da tenere sotto controllo;

Dare al personale l'ownership sui processi che svolge, cioè a dire ampliare il ruolo del personale in termini di intervento sulla qualità, manutenzione e miglioramento del pro cesso;

Promuovere la formazione del personale sulle tematiche inerenti la gestione dei processi ed attivare un sistema premiante coerente con tale filosofia.

Autovalutazione
Siete un'azienda «process oriented» ?
Verificate se nella vs. organizzazione operate in base ai principi e agli obiettivi su esposti.

Catania 31 Maggio 2000 - Francisco Crisci

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