Queste note, da considerare preliminari alla raccolta e analisi di informazioni più dettagliate, dovrebbero:
1) aiutare a calcolare la portata di un cambiamento imminente;
2) prospettare l'esigenza di utilizzare idonee metodologie e strumenti per la gestione dei progetti di cambiamento;
Le variabili coinvolte nel change management
La gestione del cambiamento, a volte sinteticamente denominata change management, è un argomento sempre più analizzato dalla letteratura sul management.
Per i manager diventa necessaria una nuova competenza: il change management, ossia saper gestire il cambiamento.
Non è sempre facile percepire i processi di cambiamento che avvengono nelle organizzazioni.
Tentare di analizzare i processi di cambiamento significa addentrarsi nei meandri della gestione della complessità e questo non è lo scopo di questa pagina.
Nello specifico queste note intendono proporre un flash (delle quick views) su un modello di gestione (una metodologia generale) dei progetti di cambiamento al fine di abbandonare una gestione intuitiva ed approsimativa e passare ad un approccio sulla gestione del cambiamento caratterizzato dall'informazione e dall'analisi.
Dalla metodologia generale poi è possibile adottare scelte di specializzazioni della metodologia in itinere in ambiti ristretti.
Con l'adozione di una metodologia generale possiamo ottenere i seguenti vantaggi:
> capire il perchè delle scelte, perchè si fanno le cose per determinare poi come si fanno le cose;
> valutare il rischio globale associato alla nuova iniziativa, che può riguardare tutta l'azienda o solo un processo o la componente di un processo.
Analizziamo di seguito le variabili più importanti da tenere sotto controllo.
Direzione del verso cui si intende procedere
C'è una chiara concezione della direzione del progetto ?
La situazione odierna è descritta con accuratezza ?
E' importante capire un processo esistente prima di intraprenderne uno nuovo.
Esiste una motivazione per abbandonare l'attuale modo di gestire e passare al nuovo progetto come migliore soluzione ?
Il modo corrente di lavorare rappresenta una minaccia per il futuro dell'azienda ?
Ci si è accertati che il personale abbia compreso gli obiettivi del progetto e che non li veda in contrasto con le proprie abilità e competenze ?
Esiste un livello di comunicazione al fine di incentivare la partecipazione del personale al progetto ?
Il management possiede le competenze e le capacità per condurre a termine il progetto ?
Il management è stato formato a interpretare il ruolo di agente del cambiamento?
Ha ben compreso tale ruolo ?
E' fondamentale assicurarsi che ogni ruolo venga assunto dalle persone giuste.
Il management ha la credibilità per ottenere la fiducia da parte del personale dell'azienda ?
La cultura e la storia aziendale sono in conflitto con il nuovo progetto ?
Il grado di dettaglio che bisognerà dare ai quesiti sopra accennnati dipende dall'ampiezza del cambiamento e dal rischio che lo stesso rappresenta per l'azienda.
Valutazione della discontinuità percepita
Al fine di valutare l'impatto del progetto di cambiamento sul personale aziendale, occorre considerare le aspettative che lo stesso ha nei confronti del proprio lavoro.
Purtroppo il cambiamento mette in discussione le aspettative delle persone riguardanti le modalità con cui il lavoro viene svolto, su quali cose siano importanti o meno, su chi deve svolgere determinate mansioni, ecc.
La perdita di controllo
Perdendo le certezze si perde il senso di controllo, facilmente ci si può sentire insicuri sugli aspetti che assumerà il nuovo lavoro.
Al fine di valutare il grado di discontinuità percepita si può utilizzare una scala di misura (livello basso - medio - alto) sulla base di un questionario che dia contezza delle variazioni percepite.
Livello basso: variazioni minime rispetto a oggi;
Livello medio: variazioni significative rispetto alle vecchie abitudini, molti elementi restano invariati;
Livello alto: tutto sarà diverso.
Difficoltà a comprendere il nuovo assetto.
Valutazione dei costi e delle probabilità di un insuccesso
Il successo del progetto ha un'importanza cruciale per l'azienda ? Il suo parziale fallimento è sopportabile ? Cosa succede se il progetto fallisce o viene realizzato solo parzialmente ?
A solo titolo di esempio si tenga presente che può accadere che:
1) Vengano sprecate risorse;
2) L'opportunità prospettata non viene colta;
3) Il nostro insuccesso costituisce un regalo per i concorrenti che migliorano la loro posizione sul mercato;
4) Venga messo a rischio il posto di lavoro del personale;
5) Il management perde di credibilità e ciò pregiudicherà la buona riuscità di altre iniziative.
E' opportuno definire i potenziali costi conseguenti il mancato rispetto degli obiettivi del progetto.
Può essere utile classificare i costi in costi commerciali e costi organizzativi.
Esempi di costi commerciali: posizione competitiva, potenziale di guadagno, ecc.
Esempi di costi organizzativi: perdita di credibilità del management, perdita della capacità di attirare e trattenere persone di qualità, morale aziendale, ecc.
Nella gestione del cambiamento organizzativo, possiamo individuare tre tipologie di persone che influiscono sul rischio di fallimento:
1) L'alta direzione o gli sponsor che autorizzano il cambiamento e legittimano la trasformazione;
2) Gli agenti del cambiamento o il team di cambiamento che sviluppa ed esegue i progetti di cambiamento;
3) I destinatari del cambiamento che modificando i loro comportanti danno realtà ai cambiamenti proposti.
Catania 13.6.2005 - Francisco Crisci
Approfondimenti
The Change Management Toolbook
Interessante Toolbook sul Change Management nel quale è possibile trovare informazioni su strategie, strumenti e metodi da applicare nei diversi contesti organizzativi per facilitare gruppi di lavoro e processi di cambiamento.
Change Management (file in formato .ppt). Universita' di Pisa - Dip.to Economia aziendale - a cura di Raffaele Fiorentino.
Indice della lezione:
Guidare il cambiamento - La gestione del personale - Monitorare il cambiamento - I cambiamenti aziendali: aspetti introduttivi
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